Većina poslovnih ljudi će se bez izuzetka usaglasiti u jednom – sastanci su najčešće gubljenje vremena. Isto važi i za mejl, gde dolazimo do još jednog problema koji utiče na pad produktivnosti. U pitanju je loša organizacija „Prijemnog sandučeta”.
Koliko vremena tokom svakog dana utrošite na čišćenje mejlova koji vam nisu neophodni, koji su reklamni ili u kojima se nalazite u CC-u kako biste bili obavešteni o dešavanjima? Sigurno više nego što želite.
Zato smo pripremili nekoliko tehničkih saveta koji će vam pomoći da bolje organizujete svoje „Prijemno sanduče”. Ako koristite Gmail, ovo se posebno odnosi na vas. Kliknite na maleni zupčanik koji označava „Podešavanja” i spremite se za ozbiljna unapređenja.
Reading pane
Ukoliko se bavite poslom u kom vam stiže toliko veliki broj mejlova da jednostavno ne možete da ih ispratite i organizujete, onda je „Reading pane”nešto što vam može dosta pomoći.
Naime, kada izaberete ovo podešavanje u padajućem meniju, vaš ekran će se podeliti na dva dela: zdesna će uvek biti otvoren jedan mejl koji ste obeležili, a na levoj strani će biti svi ostali mejlovi kroz koje možete da skrolujete i otvarate one koji su vam potrebni.
Omogućite notifikacije
Sa izuzetkom aplikacija na mobilnom telefonu, Gmail se najčešće otvara iz pretraživača. Bilo da su u pitanju Chrome, Firefox, Safari ili neki drugi, vi nove mejlove nećete videti sve dok ne otvorite mejl ili dok ga ne povežete sa telefonom.
Međutim, u „Podešavanjima” možete osposobiti desktop notifikacije, što znači da ćete biti obavešteni o novom mejlu u kom god da ste prozoru u tom trenutku.
Ikonica sa nepročitanim porukama
Neki ljudi jednostavno ne vole notifikacije i učiniće sve da ih izbegnu. Ako spadate u ovu grupu, u naprednim podešavanjima možete štriklirati opciju „Unread message icon”.Tako ćete u svakom trenutku u tabu u svom pretraživaču videti koliko nepročitanih poruka imate. Uvek ćete znati da li se situacija promenila, a notifikacije vas neće uznemiravati.
Grupa kontakata
Ako imate situaciju da često šaljete mejlove jednoj istoj grupi ljudi (na primer, marketingu ili HR timu), onda kreirajte grupu.
Ovo ćete uraditi kroz „etikete”, odnosno „Labele”. Potrebno je da otvorite „Google Contacts”i da u sekciji „Labels” napravite novu etiketu, u koju ćete dodati sve te kontakte. Tu grupu možete koristiti svaki sledeći put kada budete slali nešto jednom timu. Uz etiketu nikada nećete morati da razmišljate da li ste nekoga izostavili.
Napravite šablone
Zamislite da radite u HR-u i da trenutno oglašavate otvorenu poziciju za posao.
Dnevno će vam sigurno stizati na desetine mejlova, a od vas se očekuje da odgovorite na svaki od njih, što iziskuje ogromno vreme.
Zato napravite šablone koje ćete koristiti.
U naprednim podešavanjima pronađite sekciju „Templates”. Pratite niz koraka kako biste došli do kreiranja šablona i iskucali tekst koji želite da bude u šablonu, a potom ga sačuvajte pod prepoznatljivim imenom. Isti šablon ćete moći da iskoristite svaki sledeći put kada budete morali da pošaljete mejl identične sadržine onima koji su se javili.
Napravite etikete
Kao što imate „Labele”u kontaktima, imate ih i u „Prijemnom sandučetu”. One predstavljaju Googleov način da kreira foldere na vašem nalogu i pomogne vam da organizujete mejlove koji vam pristižu.
Takođe, svaki od ovih foldera možete podeliti u podfoldere. Na primer, glavni folder može biti „Projekat X”, a podfolderi „Budžetiranje”, „Planiranje događaja”, „Pisanje plana” i slično.
Podesite prečice
U opštim podešavanjima u vašem folderu takođe možete podesiti i prečice koje ćete koristiti kada vam miš nije pri ruci ili želite da ubrzate neki proces.
Sjajno je to što možete sami dodeljivati vrednosti svojim prečicama. Drugim rečima, sami ćete odrediti kombinaciju tastera koje morate pritisnuti da biste, na primer, otvorili novi mejl, prešli na sledeći, obrisali ga i slično.
Organizacija je nešto čime ne može svako da se bavi i predstavlja ozbiljan izazov i za eksperte u raznim oblastima. U pitanju je dinamičan i odgovoran posao koji donosi mnogo benefita, a plata je samo jedan od njih.
Najbolji organizatori uvek su traženi u oblasti projektovanja i pisanja projekata, u apliciranjima za različite fondove i slično. Upišite obuku za upravljanje projektima i ne samo što ćete shvatiti zašto je organizacija „Prijemnog sandučeta” neophodna kada se bavite ovim poslom već i zašto je ovo jedno od najperspektivnijih zanimanja današnjice.